В течение какого периода можно принимать железнодорожные билеты к авансовому отчету?

Здравствуйте! Помогите пожалуйста! Сотрудник в октябре 2013г сдал жд билеты за период с января по октябрь 2013г за проезд к месту работы и обратно ежемесячно. Я приняла билеты к учету в авансовом только начиная с августа. (У нас у этих сотрудников билеты принимают к авансовый, чтобы потом рассчитаться с сотрудником, сразу деньги не выдают). Сейчас сотрудник написал заявление чтобы ему возместили весь проезд. Подскажите вообще за какой период мы имеем право принимать жд билеты к учету в авансовом отчете? Правильно ли я тогда сделала или надо было все проводить?